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Con estos simples pasos vas a lograr en poco tiempo aplicar la IA en tu entorno laboral de forma efectiva, aumentar tu productividad y ahorrar tiempo estableciendo flujos de trabajo “WorkFlow”. Un WorkFlow, en términos sencillos, es una secuencia organizada de tareas que sigue un procedimiento definido para lograr un resultado eficiente. Por ejemplo, puede ayudarte a organizar la revisión de correos, priorizar las tareas urgentes y automatizar respuestas simples, liberando tiempo para dedicarte a lo que realmente importa.

En este artículo veremos ejemplos de cómo optimizar tareas basándonos en procedimientos, definiendo cómo enfocarnos en lo importante y aprovechar mejor el tiempo.

Antes de avanzar, conviene aclarar qué es un GPT: se trata de un chat especializado (Pre-entrenado) diseñado para realizar una tarea específica y entregar un resultado concreto y esperado. Este concepto permite entender mejor cómo la IA puede integrarse en cada fase de un proceso.

Definiendo mi flujo de trabajo.

Dependiendo de la tarea que debamos realizar, nuestro flujo de trabajo puede variar, pero en su mayoría lo iniciaremos a través de un LLM o chat de texto. No importa cuál modelo de IA elijamos —ChatGPT, Gemini, Grok u otro— lo fundamental es centrarse en tres puntos principales: Estructura, Procedimiento y Resultado.

Estructura se refiere a los prompt que debemos usar, estos definen como trataremos la información que vamos trabajar con la IA, ya sea que realicemos una investigación o una búsqueda.

En este ejemplo, seremos un local de comida llamado “La Mesa Express!. Representaremos a una asistente comercial llamada “Maria Serran”. El local se ubicará en la ciudad de Madrid.

Usaremos un prompt para realizar una búsqueda, definiendo su rol, su tarea, su objetivo y el formato del resultado esperado.

• Rol: ¿Quién eres? Describe la persona o la función.
• Tarea: ¿Qué quieres que haga? Realizar una búsqueda en internet de un proveedor de envases para alimentos.
• Objetivo: ¿Cuál es el fin de realizar esa búsqueda? Encontrar un proveedor de envases aptos para microondas, hechos de material reciclable, con entrega en la zona de Madrid Centro.
• Resultado: ¿Cual es la respuesta esperada? Aquí definimos el tipo de respuesta que necesitamos, Tabla, lista, Texto, Links, PDF, lo que quieras.

Para no hacer muy largo el ejemplo, debo saltarme muchos pasos, pero para este ejemplo servirá el mismo. Una vez que elijamos el proveedor de nuestro agrado, alineado con nuestra filosofía, calidad y necesidades vamos a necesitar redactar varios correos solicitando un presupuesto, como en este caso haremos múltiples correos, pediremos a la IA que adapte el tono del mismo a las características de cada una de las empresas en esa lista. Esto nos da variedad en las respuestas, para no parecer automatizadas, son más personales y más específicas para cada caso, ahorrándonos la redacción o sonando muy genéricos.

Tomate tu tiempo para estructurar bien los prompt antes de enviarlos una mejor estructura da como resultado una mejor respuesta. Si bien este ejemplo es simple, es importante destacar cómo con poca información es capaz de dar un resultado bastante aceptable y mejorables.

Los flujos de trabajo serán tan extensos como sean necesarios, lo importante aquí es que podemos realizar simultáneamente varias tareas que nos llevarán más tiempo. Si bien en este ejemplo solo nos estaríamos ahorrando como máximo 1 hs de trabajo real bien hecho, el ahorro de tiempo total a la semana se ve reflejado de forma exponencial al final de cada ciclo.

Flujos de trabajo y productividad.

La clave de aplicar IA a flujos de trabajo es que no solo se trata de ahorrar pasos, sino de facilitar tareas cotidianas como coordinar correos, analizar datos o generar informes de manera más ágil. Esto muestra cómo un ejemplo práctico puede transformarse en beneficios reales para el día a día laboral. En el ejemplo anterior vimos un flujo de trabajo agrupado en cuatro fases principales:

Investigación:

1. Maria identifica la necesidad: buscar un proveedor de envases con características específicas.
2. IA realiza una investigación en internet.
3. IA genera una tabla con información solicitada por Maria de los proveedores que cumplen los requisitos.

Comunicación:

4. Maria evalúa y verifica la información proporcionada por la IA.
5. IA redacta correos para la solicitud de presupuestos según las características de cada proveedor.
6. Maria verifica y envía los correos de forma masiva.
7. Maria recibe las respuestas de los proveedores.

Ánalisis:

8. IA analiza y compara los presupuestos.
9. Maria verifica el análisis hecho por la IA.
10. IA desarrolla un informe comparativo para facilitar la decisión final.

Cierre:

11. Maria selecciona al proveedor y establece contacto.
12. Maria e IA desarrollan un contrato o borrador.
13. La Mesa Express y el proveedor envían y cierran el acuerdo.
14. Fin: El proveedor es contratado y el flujo de trabajo termina.

Este flujo de trabajo es básico y sirve a modo de ejemplo, pero puede volverse más complejo dependiendo del objetivo. El verdadero potencial se basa en procesos recurrentes. Aquí es donde entran en juego los GPT: pasar de un flujo de trabajo tradicional a uno apoyado en GPT añade valor porque simplifica tareas, reduce errores y optimiza el tiempo de respuesta.

Flujos de trabajo con GPT.

Estos modelos permiten automatizar tareas específicas dentro del flujo, reduciendo pasos manuales y asegurando mayor precisión en los resultados. Gracias a su especialización, los GPT facilitan la comunicación, el análisis y el cierre de procesos de forma más eficiente. También pueden integrarse en herramientas de uso diario como el correo electrónico, gestores de proyectos o sistemas CRM, lo que multiplica sus posibilidades en entornos laborales reales.

En un flujo de trabajo, el ejemplo se vería así:

Investigación:

1. Maria identifica la necesidad y busca un proveedor de envases con características específicas.
2. GPT(Búsqueda de proveedores) realiza una investigación en internet, procesa la información y clasifica a los proveedores que cumplen con los requisitos.

Comunicación:

3. GPT(Gestión y envío de correos) redacta correos y solicita presupuestos según las características de cada proveedor. Recibe las respuestas, procesa y clasifica la información para enviarla al siguiente GPT.

Análisis:

4. GPT(Análisis de presupuestos) analiza los presupuestos y desarrolla un informe comparativo para Maria.
5. Maria evalúa la información proporcionada y selecciona un proveedor, entregando la presentación a su superior.

Cierre:

6. GPT(Redacción de Documentos Comerciales y Legales) desarrolla un borrador de contrato.
7. La Mesa Express y el proveedor envían el contrato y cierran el acuerdo.
8. Fin: El proveedor es contratado y el flujo de trabajo termina.

Además de este ejemplo de proveedores, los GPT pueden aplicarse a otros contextos como la generación de informes semanales de ventas, la automatización de la atención al cliente con respuestas frecuentes o la organización de agendas y recordatorios. Estos usos muestran la versatilidad de la herramienta en distintos ámbitos.

En este flujo de trabajo la IA reduce a la mitad los pasos con GPT especializados para cada tarea. Esto no solo nos ahorra tiempo sino que nos da certeza de que el resultado será óptimo y esperado.

Conclusión

En futuros artículos veremos con profundidad cómo crear GPT, entrenarlos y cómo aplicar la automatización. Como resumen, los GPT transforman la productividad al simplificar tareas repetitivas, dar mayor precisión y ahorrar tiempo valioso. Te animamos a experimentar con ellos en tus propias tareas diarias para comprobar el impacto positivo que pueden tener.